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Assistant/e administratif et financière

  • Emplacement
  • Salaire
    négociable
  • Publié:
    2 semaines  depuis
  • Catégorie
    Accounting Assistant, Administration
  • Date limite
    1 avril 2020

Eligibility criteria

Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

Description of task

Sous la supervision directe de l’analyste au Programme, Développement Durable et Croissance Inclusive le/la Volontaire des Nations Unies a pour mission d’assurer la gestion administrative et financière du projet.
A part les fonctions et responsabilités comptables, il est chargé de la coordination générale de la gestion administrative et financière et de la logistique du projet, dans le but de disposer en permanence et à temps des moyens et ressources nécessaires pour la réalisation des activités du projet. Il assure également les relations de travail avec les Responsables au sein du PNUD pour la bonne exécution des opérations financières et administratives du projet dans le respect des procédures en vigueur. Elle/il participera aussi dans le suivi des activités mise en œuvre d’encadrement des groupements d’épargne et crédit, de formation et de cash transfert mises en œuvre par les partenaires du projet.

L’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) assume également les responsabilités et fonctions suivantes :

Accomplir les tâches courantes relatives aux activités financières et administratives de l’Unité de Gestion du Projet :

  • Rédiger toutes correspondances relatives à l’administration et aux finances ;
  • Analyser les documents relatifs aux finances avant paiement ;
  • Appuyer la partie nationale dans la planification des activités et la planification financière ;
  • Gérer le stock des intrants et fournitures diverses du programme et initier les demandes de service à soumettre au bureau du PNUD et procéder aux achats locaux et effectuer leur paiement dans la petite caisse en conformité avec les règles et les procédures en la matière ;
  • Assurer la gestion administrative, financière et logistique des séminaires, ateliers et réunions ;
  • Préparer et transmettre les éléments de rapportage financier au superviseur et aider à acquérir toute information financière et comptable requise à l’élaboration des rapports financiers et audit ;
  • Participer à l’élaboration des rapports trimestriels de décaissement, rapport annuel sur les biens durables (inventaires des biens et équipements), rapports annuels sur l’état des fonds, rapport annuel sur les dépenses ;
  • Participer à la vérification définitive des comptes ;
  • Tenir à jour tous les documents comptables et financiers ;
  • Assurer le suivi des paiements et participer à l’établissement des rapports financiers des projets
  • S’assurer que les processus financiers, les enregistrements et rapports financiers sont conformes aux règles et à la règlementation du PNUD ;
  • S’assurer de la disponibilité des documents (vouchers, deposits, GL JE etc…) sollicités par les auditeurs dans le cadre des audits DIM et NIM/NGO des projets et en assurer le classement après les audits et enfin mettre en œuvre les recommandations des audits ; mettre en place un cadre de contrôle interne efficace ;
  • Assurer le suivi des paiements sur base des demandes de paiement pour les avances consenties aux partenaires dans le cadre de la mise en œuvre des projets et procéder à la vérification des états financiers et en particulier des pièces justificatives soumises ;
  • S’acquitter des tâches comptables diverses concernant les opérations par le suivi quotidien des bordereaux de paiement (vouchers) des projets au niveau de l’unité des Finances depuis l’initiation du voucher en passant par la soumission à l’approbation jusqu’au classement ;
  • Assurer l’établissement des éléments de rapports financiers périodiques, des rapports d’étapes et des rapports de fin des échéances financières qui sont présentés aux bailleurs de fonds ;
  • S’assurer que les documents de support des paiements sont complets avant leur transmission aux Finances pour finalisation ;
  • Maintenir un système de contrôle des dépenses internes pour s`assurer que les vouchers sont correctement saisis, que les transactions sont correctement enregistrées et saisies dans ATLAS, que tous les paiements sont effectués et que les comptes bancaires des bénéficiaires sont crédités.
  • Vérifier dans Atlas l’exactitude des données bancaires du fournisseur, de la méthode de paiement, du COA et effectuer les contrôles nécessaires pour éviter une duplication dans les paiements ;
  • S’assurer que les conditions et les modalités de paiement soient conformes aux Purchase Orders et aux contrats pour les paiements avec PO ;
  • Initier les écritures de correction des paiements à travers Accounts Payables par APJV (régularisation dans le journal comptable), assurer le nettoyage des vouchers avec exception de la réintégration afin d’éviter un impact négatif sur le Dashboard;
  • Maintenir un système de classement et d’archivage des documents et rapports financiers au sein de l’unité des Finances.

Faciliter et coordonner les relations de services :

  • Préparer les correspondances, rapports, mémos, circulaires, fax demandés pour signature et mise en forme finale des documents ;
  • Gérer le courrier départ/arrivée et contrôler sa qualité ;
  • Préparer les missions de terrain et suivre les demandes de remboursement des frais de mission ;
  • Préparer les réunions du personnel du projet, prendre des notes et préparer les comptes rendus ;
  • Concevoir et mettre à jour un système de classement des dossiers du projet ;
  • Tenir à jour le répertoire des interlocuteurs, fonctionnaires du gouvernement, des services et des organisations en relation avec les activités du Programme ;
  • Participer aux activités du projet ;
  • Contribuer à la prise en compte du genre dans l’exécution du projet.

Assurer la gestion financière :

  • Elaboration du budget du PTA ;
  • Planification du budget du PTT ;
  • Classement des pièces et documents du projet ;
  • Engagement des dépenses et constitution des dossiers de paiement ;
  • Collaboration avec les Responsables au sein du PNUD pour l’établissement des états financiers, état de décaissements, rapprochement bancaire, etc.

Assurer la gestion administrative :

  • Suivi des recrutements de personnes ressources nécessaires au projet ;
  • Gérer l’archivage des documents administratifs et comptables du projet ;
  • Collaboration avec les Responsables au sein du PNUD pour la passation des marchés des biens et services.

Assurer la Logistique :

En collaboration avec les Responsables au sein du PNUD :

  • Gestion des stocks de fournitures de bureau et consommables informatiques du projet ;
  • Mise à jour de l’inventaire des biens durables ;
  • Organisation matérielle des ateliers et des formations aux niveaux central et régional.

Assurer toute autre tâche selon les besoins et sur demande du Gestionnaire du Projet.

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés :

  • Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre.
  • Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil.
  • Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles.
  • Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc.
  • Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation ;
  • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

Qualifications/Requirements Required degree level: Bachelor degree or equivalent Education – Additional Comments:

Niveau de qualifications : Licence/Maitrise

Type de qualifications :

Diplôme de licence/baccalauréat en gestion, finances, gestion administrative et comptabilité, commerce ou tout autre domaine apparenté

Required experience: 24 Months Experience remark:

  • Un minimum de 2 ans d’expérience en comptabilité et gestion administrative et financière ;
  • Expérience dans l’utilisation de l’Informatique (MS Word, Excel, Power point, Outlook, etc.) et une connaissance avancée des tableurs et bases de données, une expérience dans l’utilisation de sites WEB basés sur les systèmes de gestion ainsi qu’une bonne maitrise des logiciels de gestion financière, de préférence People Soft ;
  • Expérience dans une organisation internationale et/ou expérience des mécanismes de gestion du système des Nations Unies constitue(nt) un avantage certain ;
  • Avoir d’excellentes capacités organisationnelles et être en mesure de produire des résultats de qualité dans les délais impartis ;
  • Avoir une bonne connaissance du domaine de la gestion administrative, financière et des procédures financières d’achat ;
  • Avoir une bonne connaissance des procédures administratives et financières du système des Nations Unies serait un atout ;

Language skills:

  • French(Mandatory), Level – Fluent
  • English(Optional), Level – Working Knowledge

Area of expertise: Finance, accounting and audit, Administration and administrative assistance, Other finance, economics and administration related experience Area of expertise details:

  • comptabilité et gestion administrative et financière ;

Driving license: No Competencies values:

Commitment and Motivation, Commitment to Continuous Learning, Ethics and Values, Integrity, Knowledge Sharing, Planning and Organizing, Working in Teams

Pour postuler cliquez ici https://vmam.unv.org/candidate/show-doa/QkRJUjAwMDY4MA==

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