Informations clés

Entreprise : UNFPA
Date de publication : 2018-10-26
Date de fin de publication : 2018-11-24
Lieu : Bujumbura

Job Information

Organizational Setting

Le/l’Assistant(e) Personnel(le) du Représentant travaille sous la supervision directe du Représentant. Il/Elle travaille en étroite collaboration avec l’Assistant(e) au Programme, ainsi qu’avec tout le personnel du bureau UNFPA. L’agent apporte un appui efficace et efficient dans la mise en œuvre des activités du programme de coopération, à travers la résolution des problèmes dans la gestion du flux d’informations, en étroite collaboration avec le personnel des opérations, du programme et des partenaires de mise en œuvre.

Main Tasks & Responsibilities

Il/Elle est responsable de :
• Mettre à jour les mailing listes et adresses utiles pour la Représentation (ESARO, HQ, partenaires nationaux, bailleurs de fonds…)
• Organiser les voyages internes et externes du Représentant (plan de voyages, billets d’avion, autorisations de voyages externes (TA), Ordre de Mission des voyages internes, logistique, F10, …) en étroite collaboration avec les services administratifs et financiers
• Répondre aux sollicitations d’ordre général sur le Programme de la part du Siège et des partenaires nationaux, en liaison avec les autres agents du bureau selon les besoins
• Fournir les réponses aux requêtes et demandes d’informations et en assurer le suivi à travers la recherche de l’information, la préparation des projets de correspondance.
• Rechercher et fournir les informations nécessaires pour la préparation de rapports, de « briefing notes », etc., en collaboration avec les Chargés de programmes et l’Assistant(e) au Programme.
• Prendre notes et transcrire les textes sur ordinateur tout en veillant à leur qualité et au respect des directives en matière de correspondance administrative.
• Rédiger des correspondances de routine et élaborer des comptes rendus de réunions.
• Appuyer le Représentant dans la préparation des réunions SMT, UNCT et classer les comptes rendus des dites réunions.
• Planifier et préparer les réunions mensuelles du Personnel, participer aux réunions du management, élaborer les comptes rendus et assurer leur classement.
• Gérer et assurer le fonctionnement du bureau du Représentant.
• Tenir l’agenda du Représentant et prendre soin de rappeler les Rendez-vous au moment opportun.
• Maintenir un calendrier journalier et hebdomadaire des déplacements du Représentant en dehors du bureau.
• Recevoir et orienter les visiteurs VIP et autres visiteurs du Représentant.
• Réceptionner, enregistrer, trier et veiller à l’acheminement correct du courrier vers les différents destinataires.
• Préparer la valise diplomatique.
• Assurer le classement régulier et systématique de tous les documents et optimiser l’accès aux informations des classeurs.
• Réceptionner les coups de téléphone et placer les appels au niveau national et international pour le compte du Représentant.
• Saisir les données dans ATLAS pour appuyer la gestion financière du programme en relation étroite avec l’assistant/chargé de programme.
• Assurer le suivi des transactions ATLAS jusqu’au résultat attendu de la transaction.
• En l’absence du superviseur immédiat, suivre et prendre les actions nécessaires dans la gestion quotidienne des projets, en collaboration avec le/la suppléant(e).
• Assurer toute autre tâche demandée par le Représentant ou le Chargé de Bureau.

Qualifications and Experience

Education:

Diplôme de BAC+2 ou équivalent en Secrétariat

Expérience:
  • Six (6) années d’expérience professionnelle en Secrétariat.
    • Meilleures compétences dans les applications courantes de logiciels de bureau
    • Etre capable de rédiger des rapports simples et concis
    • Expérience dans le système des Nations Unies constitue un avantage.
Langues
  • Avoir une excellente maîtrise de la langue française (orale, parlée et écrite)
    • Avoir un bon niveau de travail en anglais

Required Competencies

Valeurs
  • Etre un modèle
    • Faire preuve d’un engagement total envers l’UNFPA et le Système des Nations Unies
    • Etre ouvert à la diversité culturelle
    • Etre ouvert au changement
Compétences de base
  • Atteindre les résultats
    • Avoir le sens des responsabilités A
    • cquérir et faire preuve d’une expertise professionnelle
    • Mener une réflexion stratégique et analytique
    • Travailler en équipe/ s’autogérer et gérer ses relations
    • Communiquer pour l’impact

UNFPA Work Environment

UNFPA offre un environnement de travail qui reflète les valeurs de l’égalité entre les sexes, le travail d’équipe, la diversité sous toutes ses formes, l’intégrité et un équilibre sain entre le travail et la vie. Nous nous engageons à maintenir une répartition équilibrée des sexes et à encourager les femmes à postuler. UNFPA encourage l’égalité des chances pour tous, y compris pour les personnes handicapées.

Disclaimer

Avertissement aux candidats UNFPA ne facture aucune demande, traitement, formation, entretien, test ou autre frais lié à la candidature ou au processus de recrutement. Si vous avez reçu une sollicitation pour le paiement de frais, veuillez ne pas en tenir compte. De plus, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Par conséquent, il est conseillé de faire particulièrement attention lors de la soumission d’informations personnelles sur le Web. Si vous estimez avoir reçu un avis, une lettre ou une offre frauduleuse utilisant le nom ou le logo de l’UNFPA, vous pouvez soumettre un rapport par le biais de la ligne d’assistance téléphonique de l’UNFPA http://www.unfpa.org/help/hotline.cfm

Comment postuler ?

UNFPA a mis en place un système de gestion des applications électroniques. Cela permet aux candidats de créer un profil de candidat, qui peut être mis à jour régulièrement et soumis pour plus d’un poste vacant. Téléchargez le guide étape par étape pour postuler dans le système de recrutement électronique de l’UNFPA à l’adresse http://www.unfpa.org/employment. Veuillez imprimer le guide à titre de référence lors du processus d’inscription et d’application. Avis: Il n’y a aucun traitement d’application ou autre frais à n’importe quel stade du processus d’application. UNFPA ne sollicite ni ne recherche des informations sur le VIH ou le SIDA et ne fait aucune discrimination fondée sur le statut de VIH / SIDA.

Pour postuler cliquez ici https://erecruit.partneragencies.org/psc/UNDPP1HRE/EMPLOYEE/HRMS/c/HRS_HRAM.HRS_CE.GBL?Page=HRS_CE_HM_PRE&Action=A&SiteId=1

Thank you to shop with us Rejeter

error: