+257 69349599 Bujumbura-Avenue de la science , Immeuble Premium House , Bureau 503 Mon - Sat 8.00 - 18.00. Sunday CLOSED

Directeur Administratif et Financier

  • Emplacement
  • Salaire
    négociable
  • Publié:
    1 mois  depuis
  • Catégorie
  • Date limite
    2 juin 2020

TERMES DE REFERENCE ET ETENDUE DES SERVICES POUR UN DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER

  1. CONTEXTE ET OBJECTIFS  DU  PROJET

Payway Burundi est une entreprise spécialisée dans le domaine de services de paiements électroniques. Dans le cadre de ses activités, elle a déjà signé plusieurs contrats de vente des services des différents opérateurs dont notamment la REGIDESO, L’ONATEL, STARTIMES, ECONET, LUMITEL, SMART, TELE10, AZAM, SPORT4AFRICA et compte ajouter d’autres services sur sa plateforme.

Elle peut également confectionner des tickets électroniques sur demande pour les événements sportifs ou culturels ainsi pour d’autres événements à accès payant.

Pour réaliser ses objectifs et atteindre les performances souhaitées Payway Burundi désire recruter un Directeur Administratif et Financier. Ce Directeur devra faire preuve de professionnalisme, honnêteté, organisation et devra être doté(e) d’une grande capacité de  travail.

  1. ROLES ET TACHES DU DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER
  • Description du poste

Le Directeur Administratif et Financier travaillera en collaboration étroite avec les autres membres du personnel de la société. Il supervisera le personnel en charge de gestion comptable et financière et il rendra compte de toutes les activités relevant de sa responsabilité.

  • Les taches du Directeur Administratif et Financier

En matière de gestion, il est chargé de :

  • A la phase d’essai, faire un diagnostic sur l’état des lieux comptable et financier, en déduire les lacunes le cas échéant, rédiger une synthèse analytique et proposer actions concrètes afin d’optimiser les processus;
  • Faire élaborer et mettre en application le manuel de procédures administrative, comptable et financière de la société après validation par le Conseil d’Administration;
  • Superviser la tenue des états financiers et comptables de la société (journaux, livres, tableau de bord, situation des immobilisations, engagements, impayés), conformément aux normes comptables IFRS ou tout autre système informatisé à mettre en place approuvé par la direction en consultation avec le Conseil d’Administration et donnant les détails pour chaque catégorie de dépenses et sources de financement.
  • Veiller à la tenue et à la fiabilité des comptes annuels et à la conformité de la tenue des comptes de la société ;
  • contribuer à l’établissement et à la gestion des contrats et conventions avec les partenaires commerciaux ;
  • Elaborer et faire un suivi régulier du budget de la société en vue d’une gestion efficace et d’un contrôle de l’utilisation du budget voté par le Conseil d’Administration pour chaque exercice ;
  • Veiller au réapprovisionnement régulier des comptes bancaires de la société dédiés à l’achat des stocks auprès des différents fournisseurs de services.
  • préparer et organiser la mise en place du personnel de la cellule administrative et financière ;
  • assurer l’organisation, la mise en place et la gestion financière, matérielle et comptable ;
  • établir les demandes de décaissement et suivre les paiements
  • Signer avec le Directeur Général tous les documents d’engagements et actes financiers (décaissement, paiements)
  • élaborer et gérer le plan de trésorerie ;
  • Mettre en place un système de comptabilité générale et analytique ainsi que du budget en temps réel ainsi qu’un système de contrôle interne approprié et fiable ;
  • Se rassurer de la conformité des dépenses (paiements, budgets, documents) avec les procédures établies.
  • contribuer au recrutement des auditeurs externes et l’élaboration du rapport annuel d’audit ;
  • préparer et organiser l’audit externe annuel ;
  • établir des contacts pour toutes les questions se rapportant à la gestion financière et aux décaissements de la société;
  • assurer la gestion administrative du personnel permanent et contractuel de la société ;
  • contribuer à l’évaluation annuelle du personnel administratif et d’appui ;
  • rédiger les rapports périodiques de gestion financière ;
  • préparer les missions externes ;
  • superviser le classement et à l’archivage des pièces comptables ;
  • exécuter toutes autres tâches du ressort de ses compétences qui lui seront confiées par la hiérarchie dans l’intérêt du service.

2°  En matière d’organisation, il est chargé de :

  • Participer, en collaboration avec les autres membres du personnel à l’élaboration du budget annuel à soumettre au Conseil d’Administration de Payway Burundi pour analyse et approbation. A cet effet, il assurera la consolidation des budgets et produira un programme d’actions destiné au Conseil d’Administration pour approbation.
  • Analyser et produire des rapports sur l’état d’exécution budgétaire conformément aux états financiers et comptables produits par le système informatisé mis en place et donnant des détails pour chaque catégorie de dépenses, composantes, sous composantes et sources de financement ;  Collaborer avec le bureau retenu pour la réalisation de l’audit externe.
  • Soumettre au Directeur Général les rapports financiers.

3°  En matière de logistique, il est chargé de :

  • Réaliser les meilleures conditions de prix des approvisionnements nécessaires au fonctionnement de l’ensemble des services ;
  • Signer des bons de commande ;
  • Réaliser des inventaires physiques et tenir des fichiers correspondants ;
  • Entretenir les bureaux, les équipements et le matériel de la société;
  • Suivre l’exécution correcte des contrats de maintenance et d’entretien ;
  • Veiller à la sécurité et à la salubrité des locaux ;
  • Faire un suivi des dépenses de consommation de carburant et d’entretien véhicule ;
  • Faire un suivi des formalités administratives relatives aux assurances ;
  • Gérer tous les stocks des fournitures de bureaux ;

4°  En matière de gestion du personnel, il est chargé de :

  • Tenir le fichier et les dossiers individuels du personnel ;
  • Préparer les éléments de paie du mois;
  • Faire un suivi du respect du règlement d’ordre intérieur;
  • S’occuper des aspects sociaux des cadres et agents de la société.

5°  En matière de passation des marchés

  • Participer aux commissions d’attribution des marchés;
  • Contre signer les bons de commandes, les contrats et les lettres d’engagement;
  • Traiter les paiements dans les plus brefs délais tout en se rassurant des autorisations et approbations nécessaires afin d’honorer les clauses des contrats.
  1. PROFIL REQUIS
  • être de nationalité burundaise ;
  • être titulaire d’un diplôme universitaire de niveau minimum BAC +4 en finances ou comptabilité  ou de tout autre diplôme équivalent ;
  • avoir une expérience d’au moins cinq (05) ans à un poste de gestion administrative, comptable et financière d’une société commerciale ;
  • être apte à assurer la mise en place et la tenue rigoureuse d’une comptabilité et des outils de gestion informatisé ;
  • avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (notamment les logiciels Word, Excel, Accès, au moins 2 logiciels de gestion et de comptabilité (quickbooks, smart compta, Tompro, etc.),
  • être apte à diriger une équipe et à gérer de façon harmonieuse l’ensemble des ressources humaines ;
  1. EXIGENCES DU POSTE
  • être méthodique et rigoureux dans le traitement des dossiers ;
  • avoir une bonne capacité de rédaction et de synthèse ;
  • être de bonne moralité, discret et discipliné ;
  • accepter de travailler sous pression et en dehors des heures de service en cas de nécessité ;
  • être disponible à travailler en équipe et avoir des qualités d’écoute et de contribution aux échanges;
  • être en bonne condition physique
  1. DUREE DU CONTRAT

Le contrat est de 3 ans passant par un essai concluant de 6mois. Le contrat est renouvelable autant de fois que de besoin, aussi longtemps que les compétences sont avérées.

  • PROCEDURE DE RECRUTEMENT

Le recrutement se fera par voie de présélection sur dossier suivi éventuellement d’un test écrit et d’un entretien avec les candidats présélectionnés.

  • COMPOSITION DU DOSSIER DE CANDIDATURE

Le dossier de candidature doit être composé des pièces suivantes :

  • une lettre de motivation datée et signée ;
  • un curriculum vitae daté et signé ;
  • une copie certifiée conforme des diplômes requis ;
  • une photocopie de la carte nationale d’identité ;
  • une photo passeport ;
  • un certificat d’aptitude physique délivrée par un médecin autorisé à exercer au Burundi. Ce certificat doit dater de moins de 2 mois à la date prévue pour le dépôt de candidature.
  • Connaissance parfaite du Français et connaissance de l’anglais est un atout.
  1. INDICATEURS DE PERFORMANCE
  2. Un manuel des procédures administrative, financière et comptable est mise en place ;
  3. Une tenue régulière de la comptabilité et la production des états financiers  selon le manuel des procédures ;
  4. Le respect de délais de payement des factures conformément au manuel des procédures;
  5. L’audit externe de qualité achevée suivant une périodicité décidée par le

Conseil d’Administration;

  1. Rapports financiers au Conseil d’Administration via le Directeur Général ;
  2. Les ressources humaines et matérielles sont gérées de façon acceptable ;

L’assurance des biens est toujours valide et mise à jour (« up-to-date) ;

  1. Dépenses inéligibles éliminées de la société ;
  2. Organisation de l’audit interne selon les règles de la gestion financière selon le Manuel des procédures ;
  3. Mesures de réduction des dépenses sont introduites et rapportées.
  4. CONDITIONS D’EMPLOI
    • Le Directeur sera membre du Comité de Direction ;
    • Autorité hiérarchique : le Directeur Général et le Conseil d’Administration ;
    • C’est un poste à temps plein ;
    • Le Directeur est appelé à s’abstenir de toute situation qui pourrait le mettre en conflits d’intérêts dans le cadre de la mission qui lui est assignée.
  1. SAUVEGARDE CONTRE LA FRAUDE ET LA CORRUPTION

Le Directeur Administratif et Financier est tenu de connaitre, suivre et instruire le personnel de la comptabilité sur les règles de la sauvegarde contre la fraude et la corruption.

  • DEPOT DE DOSSIER DE CANDIDATURE
  • Le dossier de candidature adressé à Monsieur le Directeur Général de Payway Burundi à l’adresse ci-après : Mukaza, Avenue de la Croix Rouge N°…..Tél………….. ; doit être déposé sous plis fermé avec la mention « Avis de recrutement au poste à pourvoir ».
  • La date limite de dépôt des est fixée au 2 juin 2020 à 16heures.
  • Les dossiers remis après la date et l’heure ci-dessus ne seront pas acceptés.

N.B : Les dossiers déposés ne seront pas remis.

 

 

 

error: Content is protected !!