TERMES DE RÉFÉRENCE (TDR)

Recrutement d’un Lead Program (Coordinateur(trice) de Programmes)

Synthèse du poste

1. Contexte et justification du poste

 Depuis sa création en 2012, Communities of Hope (COH) s’engage à améliorer de manière durable les conditions de vie des populations vulnérables et marginalisées. Ses interventions intégrées touchent plusieurs domaines, notamment l’environnement, la santé, l’éducation, la nutrition et le développement communautaire.

COH met en œuvre divers projets financés par plusieurs partenaires techniques et financiers. Face à l’expansion de son portefeuille de projets et à la diversité croissante des équipes opérationnelles, il devient nécessaire de renforcer la coordination globale. Cela permettra d’assurer la cohérence, la qualité d’exécution et le respect des engagements contractuels.

Dans cette optique, le poste de « Lead Program » a été créé pour répondre à ce besoin stratégique. La personne occupant ce poste aura un rôle central dans la coordination des projets, en portant une attention particulière au projet UNITLIFE-MBRGI, tout en s’investissant progressivement dans la supervision des autres initiatives.

2.  Objectif du poste 

Assurer la coordination efficace, proactive et rigoureuse des projets de COH afin de garantir leur mise en œuvre conforme aux plans de travail, aux exigences des bailleurs et aux standards de qualité de l’organisation.

4.  Responsabilités principales

1. Planification et organisation

• Contribuer à l’élaboration des plans de travail annuels et trimestriels ainsi que des budgets

en collaboration avec les chefs de programme

• Traduire les orientations stratégiques en plans opérationnels clairs, réalistes et séquencés
• S’assurer de l’alignement des activités avec les exigences des bailleurs

B.  Coordination et suivi opérationnel

• Organiser et animer les réunions de coordination hebdomadaires avec les équipes
• Suivre l’avancement des activités, indicateurs et livrables
• Identifier de manière proactive les risques, retards ou blocages et proposer des solutions
• Maintenir à jour les outils de suivi (chronogrammes, tableaux de bord, trackers digitaux, )

C.  Supervision terrain

• Effectuer des missions régulières de suivi sur le terrain
• Appuyer les équipes dans la résolution des défis opérationnels
• Assurer l’harmonisation des approches entre projets et zones d’intervention

D.  Coordination interne

• Assurer un suivi budgétaire en collaboration avec le département Finance
• Coordonner avec les achats pour anticiper les besoins logistiques
• Collaborer avec l’équipe de communication pour documenter les activités (données, photos, témoignages, etc.)

5.  Reporting et documentation

1. Reporting interne

• Préparer des rapports hebdomadaires synthétiques pour la direction
• Consolider les rapports mensuels en une analyse globale des performances

B.  Reporting aux bailleurs

• Contribuer à la rédaction des rapports narratifs
• Veiller à la qualité, la cohérence et la ponctualité des livrables

C.  Documentation technique

• Produire des guides, notes techniques, études de cas et analyses
• Capitaliser les apprentissages et innovations issues des projets

6.  Développement de projets et mobilisation de ressources

• Contribuer à la veille des opportunités de financement
• Participer à la rédaction de notes conceptuelles et propositions de projets
• Collaborer avec les équipes internes pour structurer des dossiers solides aux appels à propositions

7.  Engagement communautaire et partenariats

1. Relations communautaires

• Établir et maintenir des liens solides avec les communautés bénéficiaires et administrations locales
• Promouvoir des approches participatives en vue de renforcer l’appropriation locale et de favoriser une co-construction effective ainsi qu’une implication active des communautés dans la prise de décision

B.  Partenariats institutionnels

• Assurer la représentation de COH auprès des partenaires et des autorités, en contribuant activement aux échanges et au bon alignement des interventions
• Développer et consolider des relations de collaboration solides avec les ministères sectoriels et les autres acteurs clés, afin de renforcer la synergie, la complémentarité et l’impact des actions mises en œuvre

8.  Profil recherché Formation et expérience

• Diplôme universitaire en gestion de projets, développement communautaire ou domaine similaire
• Expérience professionnelle d’au moins 5 ans en gestion de projets, idéalement dans une

ONG ou organisation de développement

• Expérience avérée dans la coordination de projets multi-acteurs et multi-bailleurs

Compétences techniques

• Excellente maîtrise de la gestion de projets (planification, suivi, reporting, )
• Capacité à rédiger des notes conceptuelles et propositions de financement
• Bonne compréhension des exigences des bailleurs
• Maîtrise des outils digitaux et plateformes collaboratives

Compétences linguistiques

• Bonne maîtrise de l’anglais (écrit indispensable)
• Très bonne maîtrise du français (oral et écrit)
• Bonne maîtrise du kirundi (oral et écrit)

Compétences comportementales 

• Très forte proactivité et sens de l’anticipation
• Grande rigueur et attention aux détails
• Excellentes capacités de communication et de coordination
• Leadership et capacité à travailler avec des équipes multidisciplinaires
• Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs priorités

9.  Conditions de travail 

• Basé à Bujumbura avec déplacements fréquents sur le terrain (jusqu’à 35 % du temps)
• Environnement dynamique nécessitant flexibilité et adaptabilité
• Évaluation annuelle basée sur la performance

10.  Modalités de candidature 

Les candidats intéressés sont invités à soumettre leur dossier de candidature à l’adresse suivante :

info@coh.bi et learn@ldparc.com

Le dossier devra obligatoirement être transmis en format PDF et comprendre :

• Un CV détaillé axé sur les réalisations et résultats, ainsi qu’une lettre de motivation
• Tout document justificatif permettant d’attester du respect des critères du poste

(attestations, diplômes, certificats, ou tout autre élément pertinent)

• Les coordonnées de trois références professionnelles

Chaque document devra comporter clairement :

• Le titre du document
• L’intitulé du poste (Lead Program)
• Le nom du/de la candidat(e)

La date limite de soumission des candidatures est fixée au 15 mai.

Les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour participer à un processus de sélection comprenant des entretiens et tests, qui se dérouleront au cours de la semaine du 18 mai.

La prise de fonction du/de la candidat(e) retenu(e) est prévue pour le 1er juin.