APPEL D’OFFRES

Prestations de fourniture, d’installation, de mise en service et de maintenance d’une solution de géolocalisation des véhicules

1. OBJET DE L’APPEL D’OFFRES

Le présent appel d’offres a pour objet la sélection d’un prestataire qualifié pour la fourniture, l’installation, la configuration, la mise en service et la maintenance d’un système de géolocalisation GPS destiné à la gestion de la flotte de véhicules d’ICAP at Columbia University, Bureau Pays du Burundi.

Le système de géolocalisation GPS devra permettre notamment :

• La géolocalisation des véhicules en temps réel ;
• Le suivi des trajets et de l’historique des déplacements ;
• La génération de rapports d’utilisation et d’activité ;
• La gestion des alertes (vitesse, sortie de zone, immobilisation, etc.) ;
• Le suivi de la consommation de carburant ;
• L’accès à une plateforme web et mobile sécurisée ;
• La localisation du véhicule en cas de vol et la surveillance de zones virtuelles (géofencing) ;
• La maintenance des équipements et l’assistance technique pendant toute la durée du contrat.

2. ÉTENDUE DES PRESTATIONS

Le prestataire retenu devra assurer :

• La fourniture des équipements GPS ;
• L’installation sur les véhicules ;
• La configuration complète du système ;
• La mise en service ;
• Les essais de fonctionnement ;
• La formation des administrateurs et des utilisateurs ;
• La maintenance préventive et corrective pendant toute la durée du contrat.

3. CARACTÉRISTIQUES TECHNIQUES MINIMALES

3.1. Équipements GPS embarqués

Chaque équipement devra comporter au minimum :

• GPS multi-constellations (GPS, GLONASS, Galileo ou équivalent) ;
• Transmission des données via réseau GSM/4G/LTE ou technologie équivalente ;
• Mémoire interne permettant le stockage des données en cas de perte du réseau ;
• Batterie de secours ;
• Précision de localisation inférieure ou égale à 5 mètres ;
• Mise à jour automatique de la position ;
• Détection de coupure d’alimentation ;
• Détection de mouvement ;
• Indice de protection (IP) adapté à un usage automobile.

3.2. Plateforme de suivi (web et mobile)

La plateforme devra permettre :

• Le suivi en temps réel ;
• La visualisation cartographique ;
• L’historique des trajets ;
• Les alertes configurables (vitesse, sortie de zone, arrêt prolongé, déconnexion, etc.) ;
• Le géorepérage (geofencing) ;
• Les rapports automatiques ;
• L’exportation des données (Excel, PDF, CSV) ;
• La gestion multi-utilisateur ;
• La gestion des droits d’accès ;
• L’accès sécurisé (HTTPS) ;
• L’arrêt d’urgence à distance en cas de besoin ;
• Le signalement en cas de panique (bouton panique) ;
• La visualisation du lieu en cas de panne ou d’incident.

4. QUANTITÉ ET PÉRIMÈTRE

Le nombre de véhicules à équiper est de 22 unités, réparti(s) sur Bujumbura, Gitega, Ngozi, Muyinga et Rutana. Le prestataire devra prévoir une capacité d’extension du système pour l’ajout éventuel de véhicules supplémentaires en cours de contrat.

5. DOCUMENTS À FOURNIR PAR LE SOUMISSIONNAIRE

• Copie du registre de commerce et attestation d’immatriculation fiscale (NIF) ;
• Preuve d’expérience dans la fourniture de solutions de géolocalisation (références clients, contrats similaires) ;
• Fiches techniques détaillées des équipements proposés ;
• Présentation de la plateforme logicielle (captures d’écran, démonstration si requise) ;
• Offre technique détaillée répondant point par point aux exigences de la section 3 ;
• Offre financière détaillée en Francs Burundais (FBU), incluant coûts d’équipement, d’installation, d’abonnement et de maintenance ;
• Modalités et durée de garantie proposées ;
• Plan de formation des utilisateurs et administrateurs ;
• Références d’au moins trois (3) clients pour des prestations similaires, avec coordonnées de contact.

6. BORDEREAU DE PRIX (à titre indicatif — à compléter par le soumissionnaire)

7. CRITÈRES D’ÉVALUATION DES OFFRES

8. Dépôt des offres

• Les offres, rédigées en français et sous pli fermé portant la mention « Appel d’offres – Solution de géolocalisation des véhicules » devront être déposées le 10 Août 2026 à 10h00
• Dans la salle de réunion de CIP-ICAP Burundi. L’ouverture des plis se fera en présence des soumissionnaires à la même heure.
• Les offres déposées après la date et l’heure limites ne seront pas acceptées. ICAP se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute offre sans obligation de justification.
• La validité de l’offre doit être d’au moins 90 jours à compter de la date limite de dépôt ;
• ICAP se réserve le droit d’annuler le présent appel d’offres, de le déclarer infructueux, ou de rejeter toute offre, sans obligation de justification et sans indemnité pour les soumissionnaires.

Adresse de dépôt :

CIP-ICAP Burundi, ROHERO I, Boulevard Mwezi Gisabo N°33, Intahe Plaza House, 3ème niveau, Bujumbura, Burundi

Tél. : +257 22 28 08 82 | www.icap.columbia.edu

9. DURÉE ET MODALITÉS DU CONTRAT

Le contrat sera conclu pour une durée de 12 mois renouvelable, incluant la maintenance préventive et corrective. Les modalités de paiement seront précisées dans le contrat final, sur la base d’un paiement à l’installation et d’un abonnement mensuel pour la plateforme.

10. CONTACT ET RENSEIGNEMENTS

Pour toute question relative au présent appel d’offres, les soumissionnaires peuvent contacter le Service Approvisionnement et Logistique d’ICAP à l’adresse suivante : burundiproteam@cumc.columbia.edu

Dr Ruben SAHABO

Directeur Pays