TERMES DE RÉFÉRENCE

 Recrutement d’un(e) Chargé(e) de Secrétariat, Comptabilité et Communication

1. Contexte et justification

BIESO (Burundi Innovation and Entrepreneurship Support Organisations) est un collectif  des structures d’accompagnement à l’entrepreneuriat (SAE). BIESO accompagne  l’écosystème burundais de l’entrepreneuriat et de l’innovation, à travers l’appui institutionnel à ses membres, la promotion de standards de qualité et le renforcement des capacités et le plaideyer sur les causes communes de la promotion de l’entrepreneuriat, l’innavation et l’employabilite.

Dans le cadre du renforcement de son fonctionnement institutionnel et administratif, BIESO souhaite se doter d’un poste polyvalent, combinant les fonctions de secrétariat, de comptabilité et de communication, afin d’assurer une gestion administrative rigoureuse, une tenue fiable des comptes et une visibilité accrue des activités de l’organisation auprès de ses membres et partenaires.

Les présents termes de référence définissent le profil, les missions et les conditions de recrutement de la personne appelée à occuper ce poste.

2. Objectif du poste

Assurer, de manière intégrée, la gestion administrative et du secrétariat de BIESO, la tenue de la comptabilité de l’organisation, ainsi que la communication institutionnelle interne et externe, en appui direct à la Direction Exécutive et aux organes de gouvernance de BIESO.

3. Missions et responsabilités

3.1. Volet Secrétariat et administration

• Assurer l’accueil, la gestion des appels et de la correspondance (courrier physique et électronique) de BIESO ;
• Rédiger, mettre en forme et archiver les courriers, notes de service, comptes rendus de réunion et procès-verbaux ;
• Organiser l’agenda de la Direction Exécutive et planifier les réunions, ateliers et missions ;
• Tenir à jour les dossiers administratifs du personnel et des membres de BIESO ;
• Assurer la gestion et l’archivage physique et électronique des documents institutionnels (statuts, règlement d’ordre intérieur, procès-verbaux d’Assemblée Générale, contrats, etc.) ;
• Appuyer la préparation logistique des réunions statutaires (Assemblée Générale, réunions du Bureau Exécutif, ateliers de validation).

3.2. Volet Comptabilité et gestion financière

• Tenir la comptabilité courante de BIESO (enregistrement des opérations, pièces justificatives, journal de caisse et de banque) ;
• Préparer les états financiers périodiques (rapports mensuels, trimestriels et annuels) à l’attention de la Direction Exécutive et des partenaires ;
• Assurer le suivi budgétaire des activités et projets de BIESO, en lien avec les budgets validés ;
• Préparer les dossiers de décaissement, les demandes de fonds et les rapports financiers destinés aux partenaires techniques et financiers ;
• Veiller au respect des procédures administratives, financières et comptables de l’organisation ainsi qu’aux obligations fiscales et sociales en vigueur ;
• Appuyer la préparation des audits internes et externes et la mise en œuvre de leurs recommandations.

3.3. Volet Communication

• Élaborer et mettre en œuvre le plan de communication de BIESO (interne et externe) ;
• Assurer la production de contenus de communication (comptes rendus d’activités, articles, bulletins, supports visuels) ;
• Gérer les canaux de communication de BIESO (site web, réseaux sociaux, listes de diffusion) et veiller à leur mise à jour régulière ;
• Assurer la couverture médiatique et la valorisation des activités et événements de BIESO (ateliers, Assemblées Générales, formations) ;
• Contribuer à la visibilité de BIESO auprès de ses membres, partenaires et du grand public ;
• Appuyer la préparation de documents de plaidoyer, de présentation institutionnelle et de rapports destinés aux partenaires.

4. Profil recherché

4.1. Formation

• Être titulaire au minimum d’un diplôme de niveau Bac+3 (Licence) en s, gestion, comptabilité, administration des affaires, communication ou tout autre domaine pertinent ;
• Une formation complémentaire en secrétariat de direction, ou communication constitue un atout.

4.2. Expérience professionnelle

• Justifier d’au moins 2 à 3 ans d’expérience professionnelle dans des fonctions similaires (secrétariat, comptabilité et/ou communication), de préférence au sein d’une organisation de la société civile, d’un projet de développement ou d’une structure associative ;
• Une expérience de travail avec des partenaires techniques et financiers internationaux (Enabel, agences des Nations Unies, Union Européenne, etc.) est un atout.

4.3. Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et idéalement d’un logiciel de comptabilité ;
• Bonnes connaissances des principes de comptabilité générale et de gestion budgétaire ;
• Bonnes capacités rédactionnelles en français ; la maîtrise du kirundi et de l’anglais est un atout ;
• Connaissance des outils et réseaux sociaux de communication numérique (Facebook, LinkedIn, WhatsApp, création de contenus simples) ;
• Bonne maîtrise des techniques d’archivage et de gestion documentaire.

4.4. Qualités personnelles

• Rigueur, sens de l’organisation et de la confidentialité ;
• Autonomie, polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément ;
• Sens des relations humaines, discrétion et esprit d’équipe ;
• Intégrité et sens élevé de l’éthique professionnelle, en cohérence avec les valeurs de BIESO ;
• Disponibilité et capacité à travailler sous pression, notamment lors des périodes d’échéances (rapports, Assemblées Générales, missions des partenaires).

5. Conditions de travail

Durée du contrat : à préciser (CDD, avec possibilité de renouvellement selon la performance et la disponibilité des ressources)

Temps de travail : Temps plein

Lieu de travail : Bureau de BIESO, avec déplacements ponctuels selon les besoins des activités

Rémunération : Selon la grille salariale de BIESO et le budget disponible

Supervision hiérarchique : Direction Exécutive de BIESO

6. Composition du dossier de candidature

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont invité(e)s à soumettre un dossier complet comprenant :

• Une lettre de motivation adressée à la Direction Exécutive de BIESO ;
• Un curriculum vitae détaillé et actualisé, avec au moins trois (3) références professionnelles ;
• Une copie des diplômes et attestations pertinents ;
• Une copie de la carte d’identité nationale ou du passeport ;
• Toute attestation de service ou de travail justifiant l’expérience professionnelle déclarée.

Les dossiers doivent être envoyés à l’adresse  secretariat.bieso@gmail.com  au plus tard  le 28 juillet 2026  Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite du processus.

7. Processus de sélection

• Présélection sur dossier, sur base des critères d’éligibilité définis dans les présents TDR ;
• Test écrit portant sur les compétences en secrétariat, comptabilité et communication ;
• Entretien oral avec un jury désigné par la Direction Exécutive / le Bureau Exécutif de BIESO ;
• Vérification des références professionnelles avant la décision finale de recrutement.

8. Calendrier indicatif du recrutement